Kangasalan pikkuteatteriyhdistys ry
Kangasalan pikkuteatterin jäsen- ja yhteystietorekisteri – tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Vastuullinen rekisterinpitäjä on Kangasalan pikkuteatteriyhdistys ry (Y tunnus 2463459-3).
Postiosoite:
Kangasalan pikkuteatteriyhdistys ry
Uhtuankuja 25
36200 Kangasala
Sähköposti: info@pikkuteatteri.fi
Puhelin: 040-546 0147
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteyshenkilö ja rekisterin ylläpitäjä on yhdistyksen jäsenvastaava:
Jukka Lampinen
Uhtuankuja 25
36200 Kangasala
Sähköposti info@pikkuteatteri.fi
Puhelin: 040-546 0147
3. Rekisterin nimi
Kangasalan pikkuteatterin jäsen- ja yhteystietorekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisteri sisältää Kangasalan pikkuteatteriyhdistys ry:n jäsenten henkilötiedot. Lisäksi rekisteriin on tallennettu toiminnassa mukana olevien lasten yhdistykselle ilmoitettujen huoltajien ja muiden lähiaikuisten henkilötiedot. Rekisteri sisältää myös toiminnasta kiinnostuneiden yhteystietoja (ns. Jonotuslista). Yhteisöjäsenten osalta rekisteriin on tallennettu myös ilmoitettujen yhteyshenkilöiden tiedot.
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Yhdistyslaki edellyttää rekisteröidyltä yhdistykseltä jäsenrekisteriä, johon tallennetaan jäseniltä vähintään nimi-, osoite- ja jäsenmaksutiedot.
Jäsenten lisäksi tallennamme meille ilmoitetut lasten muiden huoltajien tai lähiaikuisten nimi ja yhteystiedot, jotta heihin voidaan olla yhteydessä teatterin ja yhdistyksen toimintaan liittyvissä asioissa.
Teatteerin toiminnasta kiinnostuneiden ja mahdollisesti mukaan haluavien yhteystiedot tallennetaan jotta heihin voidaan olla myöhemmin yhteydessä uuden toimintakauden alkaessa.
Rekisterin tietoja käytetään teatterin ja yhdistyksen sisäiseen viestintään sekä jäsen-, toiminta-, ym. maksujen seurantaan.
Kangasalan pikkuteatteriyhdistys ry
6. Käsiteltävät henkilötiedotRekisteri sisältää seuraavat tiedot:
• Nimi
• Kotiosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Jäsenyystiedot (Varsinainen jäsen, perhejäsen, muu yhteystieto)
• Jäsen-, toiminta, ym. maksujen tila.
• Ryhmittelytietoja, kuten lasten tai nuorten harrastusryhmä
• Lasten ja nuorten kuvien ja nimien julkaisulupa tai kielto
• Lasten ja nuorten harrastukseen vaikuttavat allergia- tai terveystiedot
• Muut ilmoittautumislomakkeella annetut tiedot, kuten kiinnostus talkootehtäviin.
• yhteisöjäseniltä sekä yhteisön että yhteyshenkilön yhteystiedot.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään seuraavasta lähteistä:
• WWW sivultamme löytyvän toimintaan osallistuvien ilmoittautumis- ja yhteystietolomakkeilta (rekisteröityjen oma ilmoitus)
• WWW sivultamme löytyvän kummijäsenten ilmoittautumislomakkeilta (rekisteröityjen oma ilmoitus)
• Rekisteröityjen oma vapaamuotoinen ilmoitus
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Rekisteristä voidaan siirtää yhteystietoja Pikkuteatterin omaan markkinointirekisteriin uutiskirjeiden yms. tiedotteiden lähettämistä varten.
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Mikäli tietojen luovuttamiselle syntyy jatkossa teatterin tavoitteita tukeva tarve, voidaan tietoja luovuttaa vain rekisteröityjen suostumuksella. Tietoja ei luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus
Fyysisiä kopioita rekisterin tiedoista (digitaaliset tallenteet, varmuuskopiot, paperinen tuloste tai arkisto) säilytetään lukituissa tiloissa joihin yleisöllä ei ole vapaata pääsyä. Pääsy aineistoon on vain kohdassa 11 alla mainituilla henkilöillä.
Mikäli rekisterin tietoja säilytetään julkisilla palvelimilla tai pilvipalveluissa, ne on suojattu vähintään käyttäjätunnus/salasana parilla, joka on vain kohdassa 11 alla mainittujen henkilöiden tiedossa.
Rekisteristä voidaan koostaa sähköpostiosoitelistoja, jotka tallennetaan kolmannen osapuolen EU:n/ETA:n sisällä ylläpitämään sähköpostipalveluun. Näihin listoihin pääsy on suojattu vähintään käyttäjätunnus/salasana parilla, joka on vain kohdassa 11 alla mainittujen henkilöiden käytössä.
Rekisteröityjen osoite-, tai muita tietoja ei tiedotteiden tai muun materiaalin yhteyden lähettämisen yhteydessä luovuteta myöskään muille rekisteröidyille (ns. BCC sähköpostit). Poikkeuksena tästä ovat mm.
Kangasalan pikkuteatteriyhdistys ry
talkooryhmien nimilistat, joita voidaan säilyttää julkisilla palvelimilla tai paperilistoina yleisissä tiloissa. Muita kuin nimitietoja julkaistaan vain asianomaisen luvalla.
10. Tietojen käsittelyn kesto
Jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä jäsenyyden lakattua. Huoltajien ja muiden lähiaikuisten (ei-jäsenten) tiedot poistetaan, mikäli lapsi tai nuori lopettaa harrastamisen Pikkuteatterissa. Asianomaisten suostumuksella yhteystiedot voidaan siirtää Pikkuteatterin markkinointirekisteriin. Jäsenyyden lakkaaminen perustuu jäsenen omaan ilmoitukseen. Jäsenyyden katsotaan myös lakanneen, jos jäsenmaksua ei ole maksettu kahteen vuoteen.
11. Tietojen käsittelijät
Tietoja käsittelevät yhdistyksen jäsenvastaava, yhdistyksen johtokunnan jäsenet tai muut yhdistyksen johtokunnan nimeämä henkilöt, kuten harrastusryhmien vetäjät.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä profilointiin, pois lukien edellä mainittu ryhmittely kohdennetun viestinnän mahdollistamiseksi.
Rekisterin tietojen käsittelyyn sisältyviä rutiineja voidaan automatisoida (kuten jäsenmaksulaskujen lähetys), mutta tämä ei sisällä rekisteröityjen asemaan vaikuttavaa automaattista päätöksentekoa.
13. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja.
• Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä.
• Siirtää tietojaan toiseen rekisteriin. Käytännössä tämä tarkoittaa tässä rekisterissä tietojen tarkistamista ja poistamista.
• Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
14. Yhteydenotot
Rekisteriin tiedot ja tai muutokset niihin voi ilmoittaa yhdistyksen www sivuilla (pikkuteatteri.fi) olevalla ilmoittautumis- ja yhteystietolomakkeella. Muita ylläolevan kohdan 13 pyyntöjä voi jättää www sivuilla (pikkuteatteri.fi) olevalla yleisellä yhteydenottolomakkeella.
Muut yhteydenotot ensisijaisesti sähköpostilla info@pikkuteatteri.fi tai laskut@pikkuteatteri.fi.
Yhteydenotot tarvittaessa myös
• Puhelimitse: 040-546 0147
• Postitse: Kangasalan pikkuteatteriyhdistys ry Uhtuankuja 25 36200 Kangasala
Kangasalan pikkuteatteriyhdistys ry
15. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla www sivuillemme asiasta ilmoituksen.
Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
16. Muutoshistoria
Pvm
Muutokset
31.05.2018
Ensimmäinen GDPR versio (jaeltu sähköpostilla)
16.02.2020
Päivitetty mallipohjaan ja vastamaan nykyisiä käytäntöjä.